Порядок обліку та зберігання справ адміністративної комісії

                                                                                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням виконавчого комітету

Понінківської селищної  ради

від 08.07.2020р. №697

Порядок обліку та зберігання справ

адміністративної комісії при виконавчому комітеті

Понінківської селищної ради

1. ЗАГАЛЬНЕ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Діловодство у справах, що розглядаються адміністративною комісією, ведеться відповідно до вимог Кодексу України про адміністративні правопорушення, законів України та підзаконних нормативно-правових актів, які стосуються роботи адміністративної комісії, а також Положення про адміністративну комісію при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради та цього Порядку.

1.2. Діловодство комісії провадиться відповідальним секретарем адміністративної комісії виконавчого комітету Понінківської селищної ради ( далі - секретар).

1.3. Виконана справа, повинна містити титульний лист на справу, опис документів у справі, протокол про адміністративне правопорушення і постанову комісії, дані про оповіщення осіб, які беруть участь у справі, про день і час засідання комісії, вручення або надсилання постанови особі, до якої її винесено, відмітки про звернення до виконання постанови, хід і результати її виконання, засвідчуваний напис справи та інші документи у цій справі.

2. ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ СПРАВ

2.1. Секретар адміністративної комісії веде журнали обліку вхідної кореспонденції адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради, вихідної кореспонденції адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради, журнал обліку матеріалів про адміністративні правопорушення та Книгу обліку постанов адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради. Журнали заводяться на один робочий рік.

2.2.У разі заведення таких журналів їх необхідно прошити, пронумерувати, та скріпити печаткою  селищної ради, а також засвідчити підписом голови ради.

2.3. Кожен матеріал, який надійшов на розгляд адміністративної комісії після реєстрації  в загальній вхідній кореспонденції Понінківської селищної ради (реєстраційно-контрольній картці вхідного документа), реєструється секретарем в журналі обліку вхідної кореспонденції адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради з проставленням відповідного реєстраційного індексу, після чого секретар заводить окрему справу. Справа, що заводиться адміністративною комісією, до її виконання, повинна містити титульний лист на справу, протокол про адміністративне правопорушення і постанову комісії, дані про оповіщення осіб, які беруть участь у справі, про день і час засідання комісії, вручення або надсилання постанови особі, до якої її винесено, відмітки про звернення до виконання постанови, хід і результати її виконання та інші документи у цій справі.

2.4. Справи групуються (підшиваються) протягом одного місяця по закінченню поточного діловодного року за умови їх виконання або ж протягом одного місяця після їх виконання. При групуванні справи складається опис документів у справі, засвідчуваний напис справи, справа прошивається, аркуші нумеруються.

2.5. Справа, що заводиться адміністративною комісією реєструється секретарем в журнал обліку матеріалів про адміністративні правопорушення.

2.6. Постанови адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради реєструються в Книзі обліку постанов адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради.

2.7. Вихідна кореспонденція адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради реєструється в журналі обліку вихідної кореспонденції адміністративної комісії при виконавчому комітеті Понінківської селищної ради та в загальній вихідній кореспонденції Понінківської селищної ради (реєстраційно-контрольній картці вихідного документа). Вся кореспонденція адміністративної комісії підписується головою комісії, а у разі її відсутності заступником голови комісії.

3. ПОРЯДОК ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ

3.1. Всі справи про адміністративні правопорушення на протязі поточного і наступного за ним діловодного року зберігаються у секретаря.

3.2. Секретар повинен забезпечити збереження справ про адміністративні правопорушення .Доступ сторонніх осіб до них повинен бути обмеженим.

3.3. Передача справ та її окремих документів заборонена, окрім випадків передбачених діючим законодавством України.

3.4. По закінченню наступного за поточним діловодного року, справи про адміністративні правопорушення передаються до архівних підрозділів за актом прийому-передачі.

3.5. Термін зберігання справ - постійно.

Керуюча справами виконавчого комітету                                                     Л.В.Левчук